نقش سند منبع در معامله حسابداری

هانس جاسپسون با تأکید بر توسعه نیروی کار ، آموزش و عدالت اقتصادی بیش از یک دهه تجربه در تحقیقات سیاست های عمومی دارد. تحقیقات وی با اعضای کنگره ایالات متحده ، آژانس های فدرال و سیاست گذاران در چندین ایالت به اشتراک گذاشته شده است.

هر بار که یک شرکت معامله مالی انجام می دهد ، برخی از دنباله های کاغذی را ایجاد می کند. حسابداران این مقاله را به عنوان یک سند منبع یا اسناد می نامند. اگر یک مشاغل کوچک چک را از حساب چک خود برای لوازم اداری بنویسد ، به عنوان مثال ، رسید چک و دفتر کار به اسناد منبع تبدیل می شود.

اهمیت اسناد منبع

سند منبع برای فرآیند حسابداری و حسابداری ضروری است زیرا شواهدی مبنی بر اینکه معامله مالی رخ داده است ارائه می دهد. در طی حسابرسی حسابداری یا مالیاتی ، اسناد منبع از مجلات حسابداری و دفترچه عمومی به عنوان یک مسیر معامله غیرقابل انکار حمایت می کنند.

شما می توانید اسناد منبع را برای تجارت خود نگه دارید ، دقیقاً مانند شما که درآمدهای مربوط به موارد قابل کسر مالیات را برای مالیات خود نگه دارید. اگر مالیات شما حسابرسی شده است ، اسناد منبع اثبات این خرید را ارائه می دهند. همین امر برای تجارت شما نیز وجود دارد ، اما در تجارت ، شما اسناد اصلی را برای هر معامله مالی نگه می دارید ، نه فقط کمک های خیرخواهانه.

داده ها و حقایق مهم

یک سند منبع تمام حقایق اساسی معامله ، مانند میزان معامله ، که معامله را به آنها انجام داده ، هدف از معامله و تاریخ معامله را توصیف می کند.

اسناد منبع مشترک عبارتند از:

• چک های لغو شده
• فاکتورها
• رسیدهای صندوق پول
• رسیدهای تولید شده توسط رایانه
• یادداشت اعتباری برای بازپرداخت مشتری
• کارت های زمانی کارمند
• لغزش سپرده
• سفارشات خرید

ذخیره اسناد خود

اطلاعات سند منبع باید در اسرع وقت پس از معامله در مجله حسابداری مناسب ثبت شود. پس از ضبط ، تمام اسناد منبع باید در برخی از سیستمهایی که در صورت نیاز و در صورت لزوم قابل بازیابی هستند ، از بین بروند. در موارد خاص ، حتی ممکن است تهیه زنجیره حضانت مهم باشد تا بتواند تعیین کند که سند منبع مورد نظر تحت کنترل شما باقی مانده است.

Originals در مقابل فتوکپی

در بیشتر شرایط ، فتوکپی اسناد منبع از نظر قانونی قابل قبول است. به عنوان مثال ، سرویس درآمد داخلی از سال 1997 فتوکپی رسیدها را پذیرفته است ، تا زمانی که خوانا باشند ، شامل تمام اطلاعات موجود در اصل و در محدوده فرآیند اسکن ، آن اطلاعات را در یک فرمت یکسان ارائه می دهداصلی.

رسید موادی که اشیاء خریداری شده را مشخص کرده و قیمت پرداخت شده را مشخص می کند ، اما بدون نام تأمین کننده اسکن شد. سندی که تمام اطلاعات موجود در رسید اصلی را ارائه می دهد ، اما آن را با فرمت Word یا Excel مجدداً مجدداً واجد شرایط نمی کند.

بسیاری از مشاغل و سازمان های دولتی همچنین از استاندارد IRS از تولید مثل کامل ، خوانا و دقیق اسناد اصلی استفاده می کنند. با این حال ، سایر موسسات ممکن است به این الزامات عمومی بیفزایند.

به عنوان مثال ، دانشگاه واشنگتن فقط به عنوان جایگزین برای سند اصلی ، فتوکپی ها با حداقل تراکم 300 نقطه در اینچ (DPI) اسکن می شود و در قالب های PDF یا TIFF ارائه می شود. این فتوکپی JPEG را نمی پذیرد.

اگر قصد دارید اسناد حسابداری یا حقوقی را برای تسهیل در ذخیره سازی اسکن کنید ، با موسسه مربوطه بررسی کنید تا مطمئن شوید که آنها اسناد را با فرمت مورد نظر خود می پذیرند.