6 مرحله اساسی در جریان فرآیند تهیه

برای کسانی از ما که عاشق خرید هستیم ، روند تهیه در نگاه اول مانند یک رویا به نظر می رسد: به نظر می رسد که فقط با پول شخص دیگری خرید است. اگرچه این در اصل صحیح است ، تهیه آن بسیار پیچیده تر از آن است. در واقع ، چنان پیچیده ، که تهیه نیاز به فرایندی برای ساده سازی به نام جریان فرآیند تهیه دارد.

تجسم فرایند تهیه شما به همه ذینفعان کمک می کند تا از بسیاری از قطعات متحرک در انجام خرید آگاه باشند و همچنین به شناسایی مسائل احتمالی و سد های جاده ای کمک می کند.

کل سیستم مدیریت تهیه می تواند مشکل باشد ، اما ما برای کمک به اینجا هستیم. ما تعریف خواهیم کرد که روند تهیه چیست و به شما کمک می کند تا جریان فرآیند تهیه خود را توسعه دهید تا همه افراد در سازمان شما در روند توافق شده مشاهده کنند. با کمک تجسم ، یک سیستم معمولی پیچیده می تواند کارآمد و بدون درد باشد.

روند تهیه چیست؟

روش تهیه مناسب شامل شش مرحله اصلی فرآیند تهیه است.

1. نیاز به شناسایی

این روند زمانی شروع می شود که شخصی درخواست را به بخش خرید ارسال کند. این درخواست می تواند نسبتاً ساده (مجوز نرم افزار جدید برای بخش بازاریابی) یا مجتمع (یک دفتر جدید در گواتمالا) باشد. هرچه باشد ، درخواست باید به صورت کتبی ارسال شود و به اندازه کافی مفصل باشد.

2. انتخاب فروشنده

در مرحله بعد ، اداره تهیه باید در مورد فروشندگان تحقیق کند ، از نقل قول های مورد نیاز درخواست کند و سپس یک فروشنده را انتخاب کند. این بخش مهمی از فرایند است زیرا اعتبار ، هزینه ، سرعت خدمات و قابلیت اطمینان باید قبل از تصمیم نهایی مورد بررسی قرار گیرد. قانون شست این است که حداقل سه نقل قول کسب کنید ، اما این بهترین عملی است که باید توسط سازمان شما تعیین شود.

3. ارسال درخواست خرید

اکنون وقت آن رسیده است که برای خرید تأیید کنید. پس از شناسایی فروشنده و توافق در مورد جزئیات ، نیاز به تأیید کتبی از طرف اداره مسئول تأیید خریدها دارید. شما باید جزئیات زیر را در اختیار شما قرار دهید:

• طرف درخواست مورد یا خدمات
• مقدار و توضیحات مورد یا خدمات مورد نیاز
• اطلاعات فروشنده
• قیمت

4. سفارش خرید را تولید کنید

پس از تصویب درخواست خرید ، اداره امور مالی سفارش خرید را به فروشنده صادر می کند. این سفارش خرید به فروشنده سیگنال می دهد که درخواست خرید تصویب شده است و آنها می توانند با درخواست ادامه دهند.

اگر شرکت شما قصد دارد از این فروشنده بلند مدت سفارش دهد (یا اگر شرکت شما به طور کلی به بسیاری از تأمین کنندگان شخص ثالث متکی باشد) ، ممکن است بخواهید یک فرآیند سوارکاری را تهیه کنید تا اطمینان حاصل شود که هر دو طرف آنچه را که انتظار می رود درک کنند.

5. فاکتور و سفارش

فروشنده سپس فاکتور را به خریدار ارسال می کند. فاکتور درخواست پرداخت است و تفصیل مفصلی از هزینه را ارائه می دهد. فاکتور همچنین مهلت پرداخت را می دهد ، و شما باید قبل از مهلت پرداخت ، پرداخت را ارسال کنید وگرنه مجازات وجود دارد (که معمولاً در فاکتور نیز به تفصیل شرح داده شده است).

فروشنده همچنین سفارش را ارسال می کند ، که توضیحات مفصلی دیگر در مورد کالاها یا خدمات درخواست شده است. این آخرین فرصتی است که سازمان شما مجبور به تغییر درخواست است ، بنابراین مهم است که هم فاکتور و هم سفارش موارد/خدمات صحیح را با قیمت صحیح بررسی کنید.

6. پرداخت

پس از دریافت کالاها یا خدمات به پایان رسیده ، زمان آن رسیده است که فروشنده شما پرداخت شود. امور مالی با استفاده از روش ترجیحی پرداخت ، مبلغ پرداخت را به فروشنده ارسال می کند.

سوابق خود را نگه دارید

تمام مراحل فوق برای ممیزی های داخلی و خارجی باید مستند شود ، بنابراین برای ذخیره فاکتورها ، سفارشات و سایر مستندات همراه به یک مکان مرکزی نیاز دارید. اطمینان حاصل کنید که در اینجا افزونگی ساخته شده اید. به احتمال زیاد از یک روش خرید دیجیتال استفاده خواهید کرد ، بنابراین ممکن است در صورت وجود آخرالزمان الکترونیکی ، نسخه های کاغذی از مستندات را چاپ کرده و آنها را در یک مکان امن ذخیره کنید.

3 PS

روند تهیه شما شامل سه مؤلفه اصلی است.

1. مردم

این ممکن است آشکار به نظر برسد ، اما وقتی روند تهیه خود را ایجاد می کنید ، به یاد داشته باشید که برنامه ها و پیچیدگی های شلوغ افراد درگیر را به خود اختصاص دهید. به عنوان مثال ، اگر یکی از تصمیم گیرندگان اصلی CFO شما است ، و او برای دو هفته آینده در هاوایی خواهد بود ، باید آن ناهنجاری را در چرخه تهیه خود در نظر بگیرید.

همچنین باید به یاد داشته باشید که هزینه و خطر خرید تعیین می کند که احتمالاً تعداد افراد درگیر آن هستند. اگر در حال خرید لوستر شیشه ای 750،000 دلاری هستید ، برای خرید هفت مجوز جدید Photoshop به تأیید بیشتری نسبت به آنچه می خواهید نیاز دارید. تصمیم گیرندگان ممکن است عبارتند از:

• مدیر بخش درخواست
• HR
• خرید
• دارایی، مالیه، سرمایه گذاری
• بخش قانونی
• عمل

2. پردازش

برای تکمیل تدارکات باید روند سازمان شما دنبال شود. اگر اینگونه نباشد ، فروشندگان ممکن است به موقع پرداخت نشوند ، ممکن است خریدها به تأخیر بیفتد و خط پایین شما می تواند در معرض خطر باشد. پیروی از این روند به درستی برای سلامت خرید بسیار حیاتی است.

3. مستندات

P سوم کمی نادرست است زیرا این روزها اغلب کاغذ واقعی بسیار کمی استفاده می شود. آنچه ما در اینجا به آن اشاره می کنیم ، نرم افزاری است که در فرآیند تهیه استفاده می شود. همه چیز باید مستند شود.

تهیه در مقابل خرید

هفت مرحله فوق بسیار پیچیده تر از پریدن آنلاین و ارسال کارت اعتباری شما برای یک جفت ساق جدید است. خرید بخشی از تهیه است ، اما فقط یک قدم در هفت است. وقتی به خرید فکر می کنید ، در زمینه سازمان و روند تهیه آن به آن فکر کنید. همه چیز را از فروشندگان گرفته تا ذینفعان تا هزینه در نظر بگیرید. خرید پیچیده تر از جابجایی کارت اعتباری است.

تجسم روند تهیه

اگر مراحل فوق به شما یک حمله اضطراب جزئی می دهد ، نگران نباشید - ما یک راه حل داریم: تجسم. چرخه های تهیه از طریق تصاویر به راحتی قابل درک هستند. با LucidChart می توانید نمودار فرآیند تهیه سفارشی خود را با یکی از الگوهای ما ایجاد کنید.

در فضای کاری بصری ما ، می توانید برای بهره وری بیشتر روند را در زمان واقعی تغییر دهید. اما فراتر از این که روند کار را انجام دهد فراتر می رود. شما همچنین می توانید:

• پیوند به فروشندگان تأیید شده: اگر با یک فروشنده رابطه برقرار کرده اید ، این اطلاعات را برای آینده در جریان نمودار قرار دهید.
• پیوند به فرم های داخلی: سفارشات خرید ، درخواست های نقل قول و فرم های مورد نیاز خرید همه برای تهیه آن بسیار مهم هستند. برای دسترسی آسان ، نسخه های به روزترین نسخه های فرم ها را درست در داخل نمودار خود نگه دارید.
• لیست ذینفعان: بسیار خوب است که آدرس های ایمیل ذینفعان را در مراحل مناسب خود نگه دارید. به عنوان مثال ، اگر جنت در امور مالی نیاز به بررسی درخواست خرید قبل از ایجاد سفارش خرید دارد ، اطلاعات تماس خود را درست در مرحله "بررسی شده توسط تیم تهیه/امور مالی" قرار دهید.

اگر سازمان شما هنوز به کاغذ و صفحات گسترده اعتماد دارد ، وقت آن است که سوئیچ را به یک راه حل دیجیتال تبدیل کنید. نرم افزار خرید به خودکار سازی کل فرآیند کمک می کند و به سازمان شما این امکان را می دهد تا ضمن اطمینان از اینکه خرید به درخواست خرید عمل می کند ، به سرعت خریدها را انجام داده و به تخفیف دسترسی پیدا کند. این نرم افزار بسیاری از خطاهای انسانی را که اغلب مسئول ایجاد فرآیند تهیه هستند ، از بین می برد. و با استفاده از نرم افزار ، به راحتی می توان آنچه را که برای جلوگیری از انجام همان اشتباه در آینده اشتباه کرد ، مشخص کرد.

به طور نادرست انجام شد ، روند تهیه می تواند کابوس هزینه های نفخ و ناکارآمدی حیرت انگیز باشد. اما با تجسم این فرآیند ، شما یک دستور العمل برای یک فرآیند ساده خواهید داشت که منجر به هزینه های پایین تر ، روابط بهتر با فروشندگان و ذینفعان داخلی شادتر می شود.